(Sr.) Executive Assistant (m/w/d) – Management Support auf C‑Level

Occhio ist Marktführer im Bereich hochwertiger Designleuchten und eine der führenden Premium-Marken Deutschlands. Unsere Produkte stehen europaweit für ikonisches Design, herausragende Lichtqualität und maximalen Joy of Use. Mit Leidenschaft, Präzision und Stil gestalten wir die Zukunft des Lichts.

Zur Verstärkung unseres Management‑Teams suchen wir ab sofort eine erfahrene, souveräne und hochgradig eigenständige Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d). In dieser Schlüsselrolle unterstützt du die Geschäftsführung professionell, effizient und vertrauensvoll – und sorgst dafür, dass alle organisatorischen und strategischen Abläufe reibungslos funktionieren.

Deine Verantwortung – im Zentrum unserer „Culture of Light“

• Eigenständige Assistenz der Geschäftsführung (Executive Assistant) sowie professionelle Organisation des gesamten Tagesgeschäfts im Executive Office
• Priorisierung und Koordination geschäftlicher sowie – bei Bedarf – einzelner privater Anliegen der Geschäftsführung, inklusive zuverlässigem C‑Level‑Support
• Planung, Abstimmung und Verwaltung komplexer Kalender, Management‑Termine und hochpriorisierter Meetings
• Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung interner und externer Meetings auf Executive‑Level
• Diskrete Bearbeitung vertraulicher Informationen sowie effizientes, strukturiertes Daten‑ und Dokumentenmanagement
• Organisation anspruchsvoller Geschäftsreisen (Travel Management) inklusive Reiseplanung, Logistik, Visa‑Prozessen und vollständiger Reisedokumentation
• Fristgerechte Vorbereitung und Einreichung von Reise‑ und Spesenabrechnungen sowie Zeitnachweisen
• Identifikation, Analyse und Umsetzung von Optimierungspotenzialen in Abläufen, Tools und internen Systemen
• Verantwortung für betriebliche Themen wie Onboarding‑Prozesse und übergreifende organisatorische Abläufe im Management‑Umfeld
• Organisation von Team‑Events, Offsites und internen Initiativen zur Förderung der Unternehmenskultur

Das bringst du mit

• Mehrjährige Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, Executive Assistant oder Office Manager:in – idealerweise im Premium‑, Design‑, Architektur‑ oder Lifestyle‑Segment
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium im Bereich Management, Kommunikation oder vergleichbarer Qualifikatio
• Exzellente schriftliche und mündliche Englischkenntnisse
• Sehr gute PC‑ und Softwarekenntnisse (Microsoft Office, digitale Collaboration‑Tools)
• Herausragende Organisations‑ und Strukturierungsfähigkeiten
• Starke Priorisierungsfähigkeit in komplexen Situationen und ein souveräner Umgang mit wechselnden Anforderungen
• Professionelles Auftreten, Kommunikationsstärke und absolute Diskretion
• Detailgenauigkeit, Zuverlässigkeit und ein hohes Qualitätsbewusstsein
• Eine positive, offene Haltung und echtes Growth Mindset

Was wir dir bieten – premium, inspirierend, wertschätzend

• Arbeiten mit einer der führenden Designmarken Europas
• Hochwertiges Arbeitsumfeld mit modernster Lichttechnologie & anspruchsvoller Kundschaft
• Strukturierte Einarbeitung & kontinuierliche Weiterentwicklung (z. B. Occhio Academy, Sprachkurse, Trainings)
• Attraktive Zusatzleistungen: JobRad, Wellpass, betriebliche Altersvorsorge, Mitarbeiterkonditionen für Occhio Leuchten
• Teamevents & Sportangebote im Münchner HQ
• Ein motiviertes, designaffines Team & eine faire Vergütung

Werde Teil unserer - Culture of Light!