(Sr.) Executive Assistant /(Sr.) Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) – C‑Level | München

Occhio ist Marktführer im Bereich hochwertiger Designleuchten und eine der führenden Premium-Marken Deutschlands. Unsere Produkte stehen europaweit für ikonisches Design, herausragende Lichtqualität und maximalen Joy of Use. Mit Leidenschaft, Präzision und Stil gestalten wir die Zukunft des Lichts.

Zur Verstärkung unseres Management‑Teams suchen wir ab sofort eine erfahrene, souveräne und hochgradig eigenständige Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d). In dieser Schlüsselrolle unterstützt du die Geschäftsführung professionell, effizient und vertrauensvoll – und sorgst dafür, dass alle organisatorischen und strategischen Abläufe reibungslos funktionieren.

Deine Aufgaben als Executive Assistant bei Occhio

• Inhaltliche Zuarbeit & Stakeholder-Kommunikation: Eigenständig in Themen einarbeiten, mit internen und externen Stakeholdern kommunizieren und Entscheidungsvorlagen, Briefings und Präsentationen für die Geschäftsführung aufbereiten
• Projektmanagement (PMO): Koordination des monatlichen PMO‑Updates – Status bei Projektverantwortlichen einholen, strukturiert aufbereiten und den Überblick über zentrale Unternehmensprojekte sicherstellen
• Executive-Meeting-Management: Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Management‑Meetings – inkl. Agenda, Unterlagen und Nachverfolgung von Entscheidungen und To‑dos
• Office Management auf C‑Level: Kalender‑ und Terminmanagement, Meeting‑Koordination, Reisemanagement und Priorisierung
• Prozessoptimierung: Tool‑Management und Optimierung von Workflows im Management‑Umfeld
• Events & Onboarding: Organisation von Team‑Events, Offsites und Unterstützung bei Onboarding‑Prozessen im Management‑Umfeld

Dein Profil – das bringst du mit

• Mindestens 7 Jahre Berufserfahrung als Executive Assistant, Assistenz der Geschäftsführung oder in vergleichbarer Position – in einer Rolle, die über klassische Assistenzaufgaben hinausging
• Ausgeprägte analytische Fähigkeiten – du durchdringst komplexe Themen schnell und bereitest sie entscheidungsreif auf
• Starke Priorisierungsfähigkeit in komplexen Situationen und ein souveräner Umgang mit wechselnden Anforderungen
• Sehr sicherer Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, PowerPoint, Excel, Teams) sowie gängigen Projektmanagement- und Collaboration‑Tools
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Diskretion und absolute Vertraulichkeit im Umgang mit sensiblen Informationen
• Eigenständigkeit, professionelles Auftreten und Kommunikationsstärke auf C‑Level
• Du suchst eine langfristige Rolle mit Verantwortung
• Bereitschaft, mindestens vier Tage pro Woche in unserem Office am Wiener Platz in München zu arbeiten
• Erfahrung im Bereich Fleet Management ist ein Plus

Was wir bieten – deine Benefits bei Occhio

• Arbeiten mit einer der führenden Designmarken Europas
• Hochwertiges Arbeitsumfeld mit modernster Lichttechnologie & anspruchsvoller Kundschaft
• Strukturierte Einarbeitung & kontinuierliche Weiterentwicklung (z. B. Occhio Academy, Sprachkurse, Trainings)
• Attraktive Zusatzleistungen: JobRad, Wellpass, betriebliche Altersvorsorge, Mitarbeiterkonditionen für Occhio Leuchten
• Teamevents & Sportangebote im Münchner HQ
• Ein motiviertes, designaffines Team & eine faire Vergütung

Werde Teil unserer - Culture of Light!

Occhio steht für Chancengleichheit. Wir entscheiden unabhängig von Herkunft, Religion, Alter, Behinderung, sexueller Orientierung, Geschlecht oder geschlechtlicher Identität.